حسابداری انبار و مزایای آن
حسابداری انبار و مزایای آن و انبارگردانی یکی از ملزومات در شرکت و کارخانجاتی که محصولات فیزیکی به بازار ارائه میدهند،است.انبارها به عنوان یکی از بخش های اصلی هر سازمان نقش مهمی را در واحدهای تولیدی، بازرگانی و خدماتی ایفا می کند.
کالاهایی که تحت عنوان مواد اولیه و یا ذخیره کالای اصلی در انبار نگهش داری می شوند، می توانند ارزش مالی بالایی داشته باشند . بنابراین حسابداری انبار و اموال برای این دسته از شرکت و کارخانه ها از اهمیت بالایی برخوردار است.پس حسابداری انبار، تعیین ارزش مالی موجودی انبار است.در کنار حسابداری انبار، انبارگردانی نیز براساس دوره های مالی شرکت که میتواند در بازه های زمانی سه ماهه،شش ماهه و یا یک ساله باشد، اجرا می شود.
حسابداری انبار
حسابداری انبار (store accounting) به مجموعه ای از عملیات ها ، فرآیندهای محاسباتی و ثبتی در مدیریت موجودی انبار در سازمان های تولیدی و توزیعی گفته می شود که موجودی انبار را تعیین می کند. در بیشتر کسب و کار ها اعم از شرکت ها و کارخانجاتی که محصولاتی را به بازار ارائه می کنند داشتن حسابدار انبار یکی از ضروریات است.در واقع حسابداری انبارداری کاری مجزا از وظایف امور مالی است و معمولاً توسط حسابدار انبار انجام می‌گیرد و مدیر مالی شرکت تنها به کار این بخش نظارت خواهد داشت.
حسابداری انبار به منظور کنترل موجودی انبار انجام می‌گیرد و منظور از موجودی انبار گزینه‌های زیر است:
- مواد اولیه خام واحدهای تولیدی
- ملزومات مصرفی شرکت‌ها
- محصولات نیم ساخته یا در دست تولید
- کالاهای ساخته شده یا محصول نهایی
- محصولات خریداری شده آماده عرضه (مخصوص شرکت‌های توزیع)
هدف از انجام حسابداری انبار
همانطور که در بالا نیز اشاره کردیم عملیات حسابداری انبار برای مراکزی که دارای کالاهای تولیدی هستند به کار می‌رود. این فرآیند حسابداری، به منظور مشخص کردن ارزش کالاها و در نهایت اموال تجاری شرکت‌ها دارای اهمیت است. موجودی کالاهای انبار با شکل‌های مختلف، در عملیات‌های مالی مانند مالیات و سود و زیان تاثیرگذار است. با استفاده از عملیات حسابداری انبار، مدیران از وضعیت موجودی انبار خود برای تولید کالاهای جدید و یا میزان سفارش‌گیری باخبر می‌شوند. همچنین درباره کنترل هزینه‌های نگهداری موجودی انبار بهتر تصمیم‌گیری کنند.
شرح وظایف حسابدار انبار
یکی از مهم‌ترین دسته‌بندی‌های حسابداری را می‌توان حسابداری انبار شرکت‌های تولیدی دانست. این نوع از حسابداری وظایف متنوع و بالایی را برای حسابدار به همراه دارد.
در این قسمت از مطلب ما به برخی از وظایف حسابدار انبار اشاره کرده ایم:
- یادداشت دفتر کل گزارشات
- تنظیم گزارش موجودی انبار
- نظارت بر هزینه ها
- تشخیص دادن اختلاف موجودی انبار با داده ها
- ارائه فهرست از موجودی ها
- ایجاد و بایگانی گزارشات ماهانه
فرایند حسابداری در انبار شامل ثبت هر گونه تغییر در موجودی انبار است که به منظور ورود، خروج و یا جابجایی مواد صورت می‌گیرد. همچنین حسابداری انبار به ثبت هزینه‌های انبار و برآورد، محسابه هزینه ضایعات، هزینه حمل و نقل و سود حاصل از محصولات تغییر قیمت یافته نیز دلالت خواهد داشت. بنابراین در این قسمت از شرکت‌ها تمامی فرایندهایی که پیش نیاز حسابرسی کلی شرکت و محاسبه سود و زیان کل خواهد بود، انجام می‌گیرد.
روش‌های انبارداری در حسابداری
دو روش رایج انبارداری در حسابداری عبارت‌اند از سیستم ارزیابی ادواری و سیستم ارزیابی دائمی موجودی انبار. در ادامه با هر یک از این روش‌ها بیشتر آشنا می‌شوید.
۱. سیستم ارزیابی ادواری موجودی
بر اساس سیستم ارزیابی ادواری موجودی، مبلغ کالاهای موجود در انبار در پایان هر دوره تعیین می‌شود. این سیستم غالبا برای کالاهایی مورد استفاده قرار می‌گیرد که دارای حجم پایین،تنوع بالا و قیمتی کم هستند.
-
ثبت اسناد در سیستم ارزیابی ادواری موجودی
در این سیستم برای مشخص کردن هزینه‌های میان‌دوره‌ای قیمت موجودی پایان دوره از موجودی اول دوره کم می‌شود. در سیستم ارزیابی ادواری موجودی، موجودی اول هر دوره بر اساس موجودی پایان دوره قبلی تعیین می‌شود.
۲. سیستم ارزیابی دائمی موجودی
در این نوع سیستم موجودی‌های انبار حداقل یک بار در سال شمارش می‌شوند. سیستم ارزیابی دائمی موجود بیشتر مناسب شرکت‌هایی است که دارای کالاهایی با ارزش بالا و تعداد کم هستند. بر اساس این سیستم تمامی اطلاعات ارزشمند کالا، نظیر قیمت و تعداد آن در طی ورود و خروج ثبت می‌شوند. این سیستم به افراد کمک می‌کند به صورت مستمر امکان دسترسی به میزان موجودی انبار وجود داشته باشد.
این سیستم ارزیابی نیازی به شمارش کالا در پایان دوره‌های مالی را ندارد. مجموع این دو عامل، مزایای سیستم ارزیابی دائمی موجودی را تشکیل میدهند.در این روش از ارزیابی، تمامی مبادلات ورودی و خروجی باید در حساب موجودی‌ها ثبت شود. در صورتی که ارزش کالا در زمان دچار تغییر شود، با استفاده از یکی از روش‌های حسابداری گردش بهای تمام شده، ارزیابی آن تعیین می‌شود.
-
ثبت اسناد در سیستم ارزیابی دائمی موجودی
در روش ثبت اسناد سیستم ارزیابی دائمی موجودی، در هنگام خرید یک کالا حساب موجودی، وضعیت خود را به بدهکار تغییر می‌دهد. همچنین در صورتی که خرید نقدی باشد وجوه نقدی و در صوتی که به صورت نسیه باشد حساب‌های پرداختنی بستانکار خواهند شد.
وضعیت دیگر ثبت اسناد در این سیستم فروش کالا است. در زمان فروش کالا، قیمت کالاها و یا بانک بر اساس میزان ارزش محصول بدهکار می‌شوند. برعکس آن نیز حساب موجودی و فروش به بستانکار تغییر وضعیت میدهند.با پیشرفت روزافزون و لحظه ای فناوری اطلاعات، هر کدام از شغل ها و صنف ها ابزار و نرم افزارهای خاص خودشان را دارا هستند. حسابداری هم در این جرگه جای می گیرد.
نرم افزارهای حسابداری متعددی جهت انجام امور حسابداری وجود دارند که بر حسب کارکردهای عمومی، حقوق و دستمزد، فروش، انبار و … تقسیم می شوند. نرم افزار های حسابداری انبار طبق کیفیت خدمات ارائه شده شان تعیین رتبه می شوند.
اصول حسابداری انبار
حسابداری انبار بر پایه مدیریت و نظارت بر موجودی انبار بنا می‌شود و مهم‌ترین نقش حسابدار انبار به‌جز ثبت اطلاعات، موضوع چگونگی ثبت اطلاعات، زمان ثبت اطلاعات و چگونگی نقد کردن موجودی در پایان هر دوره مالی و تبدیل موجودی به ریال است.
این کار برای به دست آوردن سود خالص شرکت و محاسبه درآمد و مالیات و… از اهمیت بالایی برخوردار است و یک حسابدار انبار باید بتواند گزارشات و اسناد ثبت شده خود را به گونه‌ای برنامه ریزی کند که برای انجام فرایندهای نام برده به مشکل بر نخورد. در ادامه مهم‌ترین وظایفی که حسابدار انبار باید انجام دهد را بررسی می‌کنیم:
-
اسناد خرید در حسابداری انبار
تمام هزینه‌های مربوط به خرید و نگهداری کالاها باید سند شوند. قیمت تمام شده کالا با احتساب هزینه‌های گمرک، هزینه‌های انبارداری، حمل و نقل و… باید مشخص و مستند باشد.
-
اسناد انتقالی بین انبار
تمامی کالاهایی که در بخش‌های مختلف یک واحد تولیدی یا شرکت جابه‌جا می‌شوند، باید سند شوند. این اسناد در آینده امکان رفع مغایرت‌ها را فراهم خواهد کرد.
-
بهای تمام شده سند تولید شده
یکی از مهم‌ترین و در عین حال سخت‌ترین وظایف یک حسابدار انبار، تعیین بهای تمام شده یک کالا با احتساب هزینه‌های از پیش ثبت شده و هزینه‌های ثبت نشده است. این کار در تعیین سود خالص شرکت نقش اساسی ایفا می‌کند.
-
بهای تمام شده کالای صادره
با ثبت تمام موارد نامبرده فوق، بهای تمام شده کلیه کالاها هنگام خروج از شرکت توسط حسابدار انبار تعیین و ثبت می‌گردد. این هزینه معیاری برای قیمت گذاری کالا و تعیین دیگر هزینه‌ها و درآمدهای شرکت خواهد بود.
یک حسابدار انبار میتواند از طریق روش ارزیابی دائمی موجودی انبار و یا روش ارزیابی ادواری موجودی انبار به ثبت و محاسبه موارد فوق پرداخته و گزارشات مورد نیاز مدیران بالادست خود را فراهم کند.
انبارداری چیست؟
همانطور که گفتیم حسابداری انبارداری یکی از انواع حسابداری است. یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر سازمان یا واحد تجاری، انبار آن است. این انبار میتواند محلی برای نگهداری مواد مصرفی یک اداره مانند کاغذ، منگنه، گیره و… باشد؛ میتواند محلی برای ذخیره سازی و جریان مواد اولیه یک کارخانه باشد؛
میتواند محلی برای حفظ و نگهداشت یک محصول در مراحل میانی تولید باشد و یا میتواند محلی برای ذخیره سازی محصولات نهایی یک شرکت تولیدی باشد.به هر حال آنچه ماهیت انبارداری را مهم می‌کند، مسائلی مانند عدم مدیریت موجودی، کم شدن کالا، تمام شدن مواد اولیه تولید بدون فرصت کافی برای جایگزینی، عدم نگهداری صحیح کالاها، خراب شدن، معیوب شدن و فاسد شدن کالاها و بسیاری مسائل دیگر باشد.
در واقع انبارداری به تمام فرایند مدیریت، نظارت و نگهداری کالاها و مواد اولیه یک واحد تجاری گفته می‌شود که در آن موجودی کالا، جریان عبوری کالا، ورودی و خروجی کالا، میزان ضایعات، نرخ تولید و بسیاری مسائل دیگر مورد بررسی قرار می‌گیرد.
حسابداری هر شرکت تولیدی و توزیعی، از واحد انبار آن آغاز می‌شود. اگر فرایندهای از پیش تعریف شده و اصول انبارداری به خوبی انجام نگیرد، حسابرسی کالاها در مراحل دیگر اگر نگوییم غیر ممکن، حداقل بسیار دشوار خواهد بود. انبارداری شامل فرایندهای زیر است:
- پذیرش کالا
- کدگذاری و جایگذاری کالا بر اساس استراتژی تعیین شده
- نگهداری و محافظت طبق اصول
- چیدمان انبارداری
- حسابداری انبار
- بسته بندی و تحویل
- مدیریت جریان تولید و یا توزیع
- مدیریت موجودی مواد اولیه
- انبارگردانی
انبارگردانی چیست؟
به فرایند کنترل موجودی و بررسی و تطبیق اقلام موجود در انبار با اسناد مالی ثبت شده در سیستم حسابداری ، انبارداری یک شرکت، انبارگردانی گفته می‌شود. در واقع انبارگردانی فرایندی است که در پایان هر دوره مالی (حداقل هر یک سال یکبار) با هدف بررسی کسری موجودی یا تعیین میزان مازاد موجودی کالا انجام می‌گیرد و تمام فرایند آن در چارچوب تطبیق کاردکس‌های کالا با موارد ثبت شده در سیستم حسابداری انبار است.
یکی دیگر از دلایل انبارگردانی در پایان دوره‌های مالی، بررسی تاثیر نوسانات قیمت بر روی میزان سود و زیان شرکت است. همچنین در فرایند انبارگردانی کالاهایی که انقضای مصرف آن‌ها گذشته و یا به هر دلیل دیگری مانند معیوب بودن و… نمی‌تواند مورد استفاده قرار بگیرد نیز مشخص و از سیستم حسابداری شرکت خارج می‌شوند. در ادامه این مقاله درباره اینکه حسابداری انبار چیست و از چه اصولی پیروی خواهد کرد صحبت می‌کنیم.
انواع انبار در حسابداری
به منظور دسترسی سریع، کنترل بهتر روی موجوی کالاها و برحسب نوع فعالیت شرکت، موجودی کالاها را باید در چند انبار کدینگ و تفکیک کرد.
- مواد اولیه: مواد اولیه شامل کلیه مواد خام و کالاهایی است که برای تولید محصول مورد نیاز بوده و در پروسه تولید مصرف می‌گردد.
- ملزومات مصرفی : این دسته از مواد، کالاهایی هستند که به طور مستقیم در تولید محصول استفاده نمی‌شوند اما نیاز به این دسته از کالاها برای فعالیت شرکت وجود دارد مثل ملزومات آبدارخانه.
یک نرم افزار حسابداری انبار خوب، می تواند کالاهای انبار را با دقت بالا ثبت کند، به محاسبه ی ارزش ریالی آن ها بپردازد و به فراخور نوع کالا ارزیابی موجودی انبار را به طور ادواری یا همیشگی انجام دهد. قابلیت رسم نمودارهای دوره ای جهت بررسی وضعیت مالی شرکت، از دیگر توانمندی های این ابزارها به شمار می آید.
حسابداری انبار و مزایای آن
برای مشاوره و خرید نرم افزار حسابداری پارسی مانی parsimony با ما تماس بگیرید .